Mediatiedottaminen – osa 4: Kun tiedottaminen johtaa toivottuun lopputulokseen

Luonnollisesti mediatiedottamisella tavoitellaan lisää näkyvyyttä yritykselle; artikkeleita lehteen ja juttuja radioon tai televisioon. Kun mediatiedottaminen onnistuu, päätyy tiedotteen teksti sellaisenaan mediajulkaisuihin. Kun mediatiedottaminen onnistuu erinomaisesti, pääsee yrityksen edustaja median haastateltavaksi.

Jotta kaikki sujuisi hyvin myös siinä vaiheessa, kun tiedottaminen johtaa toivottuun lopputulokseen, on hyvä pysähtyä hetkeksi miettimään, miten haastattelutilanteessa kannattaisi toimia. Haastattelutilanteisiin voidaan päätyä mediatiedottamisen lisäksi myös kriisiviestintätilanteissa – siksi huolellinen valmistautuminen on tärkeää.

Valmistautuminen ennen haastattelua

Mahdolliseen haastattelutilanteeseen kannattaa varautua jo ennen mediatiedotteen lähettämistä; haastattelupyyntöjä kun saattaa tulla jo muutama minuutti tiedotteen julkaisun jälkeen!

Etukäteen voi miettiä jo kysymyksiä, joita toimittaja mahdollisesti tulee kysymään. Mitä kysymyksiin voisi vastata, mitä esimerkkejä tai vertauskuvia voisi käyttää asian selkiyttämiseksi ja mitkä kysymykset tulevat vastatuiksi jo mediatiedotteessa. Erityisesti hankalat tai negatiivissävytteiset kysymykset kannattaa käydä läpi huolella.

Monesti haastattelutilanteet syntyvät melko nopeasti; toimittaja soittaa sinulle ja kysyy kysymykset samantien. Mikäli toimittajan kanssa on sovittu erillinen haastatteluaika etukäteen, valmistautumiseen kannattaa uhrata yllämainittuja asioita enemmän aikaa. Voit vaikkapa googlata yrityksesi tietoja tai tarkastella yrityksesi nettisivujen tai Facebook-ryhmän tietoja – tällä tavoin toimittajakin valmistautuu haastatteluun!

Voit myös pyytää toimittajalta kysymykset etukäteen. Toimittajat tosin eivät aina suostu tähän – ja vaikka suostuisivatkin, niin haastattelutilanne harvoin etenee käsikirjoituksen mukaisesti.

Haastattelutilanteeseen iloisin mielin

Kun valmistautuminen on suoritettu huolellisesti, voi itse haastattelutilanteeseen siirtyä iloisin mielin. Iloinen mieli ja innostuneisuus ovatkin avainsanoja haastattelutilanteessa; jos itse suhtaudut asiaan penseästi, ei toimittajakaan onnistu kirjoittamaan siitä innostavaa artikkelia.

Rauhoita aina haastattelutilanne, jotta pystyt keskittymään vain ja ainoastaan haastatteluun. Jos toimittaja soittaa sinulle ex tempore, käy vähintäänkin sulkemassa työhuoneesi ovi ja keskity asiaan. Ja jos todella olet huonossa paikassa toimittajan soittaessa, kysy voisiko hän palata asiaan jonain toisena ajankohtana – ja sovi ajankohta. Näin saat myös valmistautumisaikaa haastatteluun! Takaan, että pystyt antamaan fiksumman kuvan yrityksestäsi vastaillessasi kysymyksiin kaikessa rauhassa työhuoneessasi kuin kaahaillessasi autolla aikataulusta myöhässä asiakastapaamiseen toiselle puolelle kaupunkia.

Jos haastattelu tapahtuu face-to-face, muista että toimittaja havainnoi puheen lisäksi myös muutakin. Yrityksesi työntekijöiden kahvihuonekeskustelut, työpöydälläsi näkyvillä lojuvat firman paperit tai sekainen toimisto ovat toimittajalle materiaalia artikkeliin, vaikket niin olisi tarkoittanutkaan. Myös puhuessa kannattaa muistaa, että mikä tahansa mitä sanot, voi päätyä mediaan. Eli vitsiksi tarkoitetut kommentit kilpailijoista kannattaa jättää sikseen!

Erityisen tärkeää haastattelutilanteeseen keskittyminen on suorana radioon tai televisioon tulevien juttujen osalta. Sanomisiasi et voi enää muuttaa, eikä niiden selittely jälkikäteen ole kovinkaan hedelmällistä. Erityisesti radiohaastatteluissa on syytä kiinnittää huomiota myös selkeään artikulaatioon ja innostuneisuuteen äänessä.

Tarkistus jälkikäteen 

Radio- ja tv-haastatteluissa sekä uutisen siirtyessä samantien median verkkosivuille, ei haastattelukommenttien tarkistamiseen välttämättä ole mahdollisuutta.

Käytännössä haastateltavalla on kuitenkin aina oikeus pyytää kirjoitettu juttu luettavaksi ennen julkaisemista. Toimittajat eivät lähetä juttua tarkistukseen oletuksena, vaan sinun täytyy itse pyytää sitä! Joskus toimittaja voi lähettää ennen julkaisua tarkastettavaksi ainoastaan sitaatit.

Korjausvaatimukset voi kohdistaa ainoastaan sitaatteihin. Monesti näkee yrittäjiä, jotka haluaisivat ns. kirjoittaa koko tekstin uudelleen. Otsikkoihin, tekstin tyylilajiin tai muiden haastateltujen sitaattien muotoiluun sinulla ei kuitenkaan ole oikeutta kajota. Toimittaja on kirjoittamisen ammattilainen, joten jätettäköön vastuu kirjoittamisesta hänelle. Toki asia- tai kirjoitusvirheistä voi huomauttaa – toimittaja useimmiten on vaan iloinen tästä. Mutta mitään velvollisuutta näiden korjaamiseen hänellä ei ole.

Jos haluat jutun tai sitaatit luettavaksesi ennen julkaisua, tulee varautua sen nopeaan tarkistamiseen. Julkaisuaikataulut ovat tiukkoja ja toimittaja ei jää odottelemaan kommenttejasi. Jos haastateltavan kommentit eivät tule DL-aikaan mennessä, juttu menee lehteen sellaisenaan.

DL:n jälkeen on turha ruikuttaa muista kuin olennaisista asiavirheistä. Jotta oikaisu tehdään, pitää virheen olla riittävän iso; esimerkiksi väärä nimi, valokuva tai selkeä asiavirhe.

Lue myös muut blogisarjan osat:
Osa 1: Miksi yrityksen kannattaa tiedottaa?
Osa 2: Milloin voin tiedottaa?
Osa 3: Millainen on hyvä tiedote?

Haluatko tietää lisää? Soita meille – täältä löydät yhteystietomme.