Mediatiedottaminen – osa 3: Millainen on hyvä tiedote?

Mediatiedotteen muoto on vakiintunut ja hyvän tiedotteen tunnusmerkitkin on erittäin helppo listata.

Tärkein alkuun

Hyvässä tiedotteessa kaikki olennainen tulee sanotuksi jo heti tiedotteen alussa; otsikossa ja ensimmäisessä kappaleessa. Nämä kaksi elementtiä ovat tiedotteen tärkein osa, joten myös tiedotteen tärkein asia pitää sisällyttää heti alkuun.

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää otsikointiin; otsikko kun monesti on se asia, minkä perusteella toimittaja päättää, lukeeko hän tiedotetta sen pidemmälle. Sähköpostitse lähetettävässä tiedotteessa myös sähköpostiviestin otsikon on oltava niin tarkka ja mielenkiintoinen, että se houkuttaa avaamaan sähköpostiviestin.

Ei mainos

Mediatiedote ei ole mainos. Tiedotteessa kerrotaan yrityksen ajankohtaisesta asiasta, mutta tiedotteessa ei saa suoranaisesti mainostaa mitään. Toki raja on häilyvä, sillä esimerkiksi uutta tuotetta lanseerattaessa mediatiedotetekstikin liippaa lähelle mainostamista.

Tiedotteessa ei kuitenkaan koskaan ole mitään hintatietoja, alennustarjouksia, kampanjakoodeja tai muita vastaavia asioita, joita mainoksissa perinteisesti käytetään. Tiedotteen teksti on yleistä ja kertovaa; mainoksen teksti puolestaan kehottavaa ja jopa liioittelevaa.

Selkeä

Tiedotteessa käsitellään ainoastaan tärkeimmät asiat mahdollisimman tiiviissä muodossa. Tiedotteesta tulee selvitä mitä, missä, miksi ja kuka tekee. Jos asiaa on paljon, tiedotteen loppuun laitetaan nettisivuosoite, josta lisätietoa löytyy.

Toimituksiin tulee useita tiedotteita päivässä, joten tiedotteiden on oltava mahdollisimman selkeitä ja helppolukuisia. Tärkeimmät asiat tulee selvitä jo silmäilemällä; otsikosta, väliotsikoista ja leipätekstin alusta.

Hyvä tiedote on noin yhden sivun mittainen tiivis teksti, jossa on käytetty selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Tiedotteen pääasia tulee ilmi jo otsikosta.

Pakolliset tiedot mukana

Tiedotettavan asian lisäksi tiedotteessa on vakioasioita, jotka tulisi sisällyttää jokaiseen tiedotteeseen.

Otsikointi: Jotta tiedotteet erottuvat toimituksen sähköpostitulvasta, kannattaa otsikossakin mainita, että kyseessä on tiedote. Tämä on erottautumisen vuoksi oleellinen asia. Sähköpostiviestin otsikko on selkeimmillään muodossa ”Tiedote: Varsinainen otsikko”

Yhteyshenkilöt: Ketkä yrityksen edustajat vastaavat tarvittaessa median kyselyihin. Muista merkitä mukaan myös heidän yhteystietonsa! Lisätietoa varten mukaan voi liittää myös yrityksen tai tiedotettavan aiheen nettiosoitteen, josta toimittaja saa tarvittaessa lisätietoa ilman yhteydenottoakin.

Yritys: On hyvä merkitä mukaan selkeästi, mistä yrityksestä on kyse ja kertoa yleisesti yrityksestä ainakin muutamalla lauseella. Jos on tarvetta, voidaan tiedotteen loppuun sijoittaa erillinen kappale, jossa on yleisesittely yrityksestä; samaa tekstiä voidaan käyttää jokaisessa yrityksen tiedotteessa.

Julkaisupäivä: Tiedotteen yläkulmaan merkitään, milloin tiedotteessa oleva asia on julkista tietoa. Yleensä tiedotteet ovat julkaisuvapaita heti lähetyspäivänä, mutta esimerkiksi kerran kuussa ilmestyviin lehtiin voidaan lähettää tiedote jo aikaisemmin.

Roskapostisuodattimet läpäisevä

Jotta tiedote ylipäätään päätyy toimittajan sähköpostiin, kannattaa pitää huolta siitä, että tiedote läpäisee roskapostisuodattimet.

Eli ei liitteitä, ei kuvia, ei logoja. Mahdollisimman simppeli sähköposti, joka tulee nopeasti perille ja avautuu helposti.

Kun toimittajien sähköpostiin tiedotteita tulee valtaisa määrä jo päivittäin, he arvostavat suunnattomasti helppoutta. Kun tiedote on pelkistettynä sähköpostina sähköpostiviestikenttään kirjoitettuna (eikä siis esimerkiksi isokokoisena pdf-liitteenä), ei tarvitse murehtia, että meniköhän tiedote perille. Ja toimittajan työkin helpottuu.

Lue myös muut blogisarjan osat:
Osa 1: Miksi yrityksen kannattaa tiedottaa?
Osa 2: Milloin voin tiedottaa?
Osa 4: Kun tiedottaminen johtaa toivottuun lopputulokseen

Haluatko tietää lisää? Soita meille – täältä löydät yhteystietomme.