Mediatiedottaminen – osa 2: Milloin voin tiedottaa?

Käytännössähän yritys voi tiedottaa ihan milloin vaan ja ihan mistä vaan. Se, onko tällainen tiedottaminen kannattavaa tai fiksua, onkin sitten jo aivan toinen juttu.

Tiedotteen aiheena on...

Yleisenä ohjenuorana on, että yrityksen kannattaisi tiedottaa kaikista yrityksen kannalta oleellisista asioista, jotka voisivat kiinnostaa esimerkiksi yrityksen asiakkaita.

Yrityksen toimialasta riippuen tiedottamisen aiheet voivat vaihdella suurestikin. Myymälä voi tiedottaa siitä, että yritys täyttää viisi vuotta; etenkin, jos myymälässä on silloin esiintyjä ja kahvitarjoilu asiakkaille. Metallipajan ei viisivuotissynttäreistä kannata tiedottaa, sillä yritys ei oletettavasti huomioi asiakkaitaan tämän johdosta mitenkään.

Yrityksen toimintaan tai sen tuotteisiin ja palveluihin jollain tavalla vaikuttavista asioista on suositeltavaa tiedottaa alalla kuin alalla. Omistajavaihdokset, toimipaikan muutokset, organisaatiorakennemuutokset, uuden tuotteen tai palvelun lanseeraukset tai yt-neuvottelut ovat kaikki ehdottoman tärkeitä mediatiedottamisen aiheita.

Tiedotteita voi laittaa maailmalle myös yleisimmistä asioista tilanteissa, joissa kaivataan medianäkyvyyttä, vaikkei varsinaista tiedotettavaa olekaan. Tiedotteeseen kannattaa aina muotoilla kärjeksi jokin kiinnostava ja ajankohtaiselta kuulostava aihe – vaikkei sellaista virallisesti olisikaan. Tiedotteen aiheena voi siis olla yrityksen olemassaolo, mutta tällöin tiedote on muotoiltava erittäin taitavasti.

Erityisesti harvoin tiedottava yritys voi laatia tiedotteen hyvinkin yleisellä tasolla. Esimerkiksi alkuvuodesta laitettava ”Yrityksen C viime vuosi oli toiminnantäyteinen!” voi huonona uutispäivänä mennä läpi lehden sivuille asti.

Liian montaa yleistä tiedotetta ei kuitenkaan kannata laatia, vaan pitäisi aina löytää jokin mielenkiintoinen näkökulma ja kärki tiedotteeseen. Mieti asiaa toimittajan kannalta; mistä aiheista hän uskoo lehtensä lukijoiden kiinnostuvan?

Älä tiedota turhasta

Vaikka tiedottaa voikin ihan niin usein kuin haluaa, ei turhasta kuitenkaan kannata tiedotteita laatia. Jos mitään kiinnostavaa kärkeä ei saada tiedotteeseen luotua, on oletettavaa, ettei tiedote myöskään mitään mediaa kiinnosta. Tällöin on parempi olla tuhlaamatta niin yrityksen, tiedotteen laatijan kuin vastaanottajankaan aikaa.

Sitäpaitsi, jos yritys kovinkin usein tiedottaa ns. turhasta, voivat toimittajat jatkossa painaa suorilta käsin delete-nappia kyseisen yrityksen tiedotteiden kohdalla - aiheesta riippumatta. Vanha satu pojasta ja sudesta sopii tähän tilanteeseen paremmin kuin hyvin.

Myös ikävissä asioissa

Tiedottamisella pyritään ennen kaikkea positiiviseen julkisuuteen ja ilmaiseen näkyvyyteen. Siitä huolimatta myös negatiivisista asioista tulee tiedottaa yhtä avoimesti.

Jos muutoin aktiivisesti tiedottava yritys jättää tiedottamatta yrityksen kriisin, tulee asiakkaille ja muille sidosryhmille helposti sellainen olo, että yritys yrittää salailla jotain tai lakaista asian maton alle. Jos yrityksen talouspäällikkö on kavaltanut yritykseltä rahaa tai toimistolla käynyt varas on saanut mukaansa asiakkaiden luottamuksellisia tietoja, pitää siitä pystyä tiedottamaan asiallisesti ja mitään salailematta. Avoimuus on negatiivisista asioista tiedotettaessa kaiken A ja O.

Asioilla on tapana tulla julki – halusi yritys sitä tai ei. Siksi on parempi panostaa rehellisyyteen, jotta vältytään ikävältä jälkipyykiltä ja selittelyltä. Kuten SPYM:n kriisiviestintä-blogisarjassa valaistiin; hyvin hoidetulla viestinnällä myös kriisin voi kääntää voitoksi!

Milloin tiedote lähetetään?

Tiedotteen lähettämisajankohta riippuu yleensä tiedotteen aiheesta. Yleisenä ohjenuorana voisi pitää sitä, että tiedote pitää lähettää riittävän ajoissa, jotta median edustaja pystyy reagoimaan siihen.

Reaaliaikaisemmissa medioissa (eli lähes kaikki mediat lehtiä lukuunottamatta) ajankohdalla ei ole niin väliä, sillä uutisia päivitetään jatkuvasti. Lehtien osalta oman rajoituksensa julkaisuun luo lehden julkaisurytmi; lehdet tarvitsevat aikaa reagoida tiedotteeseen.

Jos vaikkapa yrityksellä on myymälässään tapahtuma perjantaina klo 10 alkaen, ei tiedotteen lähettämistä kannata jättää perjantaiaamuun. Toimittajille pitää jättää reagoimisaikaa, jotta he ehtivät järjestelemään menonsa niin, että pääsevät paikalle tekemään juttua. Siksi tiedote olisikin syytä lähettää pari päivää ennen H-hetkeä. Ja jos tarkoituksena on saada esimerkiksi lehden kautta ilmaista mainostusta tapahtumalle ja väkeä paikalle, pitää tiedote olla lehdessä niin aikaisin, että puffijuttu ehditään julkaista lehdessä jo ennen tapahtumaa.

Toinen huomionarvoinen seikka lähetysaikaa mietittäessä on lehden julkaisurytmi. Jos paikallislehti ilmestyy torstaisin, ei viikonloppuna järjestettävää tapahtumaa varten kannata tiedotetta lähettää enää torstaina. Mitä enemmän aikaa medialla - etenkin lehdellä - on aikaa reagoida tiedotteeseen, sen parempi.

Ja jos mennään vielä yksityiskohtaisemmin niihin hyviin lähetysaikoihin. Tiedotetta ei kannata lähettää ma-aamupäivällä (kun toimittajan sähköposti on viikonlopun aikana täyttynyt viesteistä) tai pe-iltapäivällä eikä viikonloppuna (kun toimittajat eivät välttämättä ole työn ääressä).

Lue myös muut blogisarjan osat:
Osa 1: Miksi yrityksen kannattaa tiedottaa?
Osa 3: Millainen on hyvä tiedote?
Osa 4: Kun tiedottaminen johtaa toivottuun lopputulokseen

Haluatko tietää lisää? Soita meille – täältä löydät yhteystietomme.