Kriisiviestintä - osa 2: Miten kriiseihin varaudutaan?

Jos kriisiviestintä on hoidettu mallikkaasti, saattavat kriisin aiheuttamat tuhot olla yritykselle huomattavasti pienemmät. Taitava kriisiviestijä saa kriisin käännettyä (ainakin jälkikäteen) positiiviseksi kokemukseksi vaikkapa ”Olemme ottaneet opiksemme ja näin ei enää pääse tapahtumaan” –tyylisesti. Parhaimmillaan tyylikkäästi hoidettu kriisiviestintä voi jopa lisätä asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden luottamusta yritykseen!

Huonosti tai huolimattomasti hoidettu kriisiviestintä sen sijaan jättää aina jälkensä yritykseen, kriisin luonteesta ja suuruudesta huolimatta. Samaten jos kriisiviestintä jätetään kokonaan hoitamatta, ei siitä koidu yritykselle kuin vaikeuksia. Vaikeita asioita ei vaan voi yritysmaailmassa lakaista maton alle.

Huono kriisiviestintä voi aiheuttaa yritykselle huonon julkisuuden ja maineen lisäksi tuoton pienenemistä, markkinaosuuden vähentymistä tai vaikkapa vaikeuksia rekrytä jatkossa uutta henkilöstöä firmaan!

Usein sanotaankin, että yritystä ei arvioida kriisin syyn perusteella vaan pikemminkin sen perusteella, miten yritys on kriisiviestintänsä hoitanut!

Kriisiviestinnän check list

Jotta kriisiviestintä tositilanteessa hoituisi mutkattomasti, käy jo tänään läpi kriisiviestinnän check list. Mitä kannattaa miettiä etukäteen ja mitkä asiat vaativat toimia kriisin kohdatessa?

• Kuka vastaa yrityksen kriisiviestinnästä? Kuka esiintyy julkisuudessa?
• Keitä erityyppiset potentiaaliset kriisit voivat koskea? Kenelle niistä pitää informoida?
• Miten kriisistä viestitään henkilöstölle/asiakkaille/sidosryhmille/medialle? Kuka viestii?
• Mitä kanavia tiedottamisessa ja viestinnässä käytetään?
• Milloin kriisiviestintä käynnistetään?
• Miten kriisiviestintää voitaisiin harjoitella etukäteen?

Kun vähintään nämä asiat on etukäteen mietittynä, tulevista kriiseistä selvitään helpommin! Valmistautumista helpottaa huomattavasti myös se, jos avainasiat on kirjattu ylös kriisiviestintäsuunnitelmaan tai –ohjeeseen.

Harjoittelu on kaiken A ja O

Kriisiviestinnän suunnitelmat ovat turhia, jos niitä ei harjoitella etukäteen! Vasta kokeilemalla ohjeita ja suunnitelmia, voidaan selvittää, ovatko ne todella toimivia. Parhaastakaan ohjeesta ei ole hyötyä, jos sitä ei osata käyttää.

Siksi harjoituksia kannattaa toteuttaa etukäteen mahdollisimman realistisina, jotta todellisessa tilanteessa kaikki sujuisi ongelmitta. Harjoituksia voi toteuttaa monella tavalla, tärkeintä on, että niitä suoritetaan.

Ja kyllä, vaikka kriisiviestinnän harjoittelu tuntuisi kuinka turhalta tai tylsältä tahansa, sitä kannattaa ehdottomasti harjoitella!

Yrityksissä on lain velvoittamana erilaisia yritysturvallisuuteen liittyviä asioita ennalta suunniteltuna; vaikkapa pelastussuunnitelma löytynee joka yrityksestä. Kriisiviestintä-suunnitelma voitaisiinkin rinnastaa pelastussuunnitelmaan; kun asia on ennalta suunniteltu, tositilanteessa toimiminen helpottuu huomattavasti. Tositilannetta ei voi täydellisesti suunnitella etukäteen tai ottaa huomioon jokaista pientä yksityiskohtaa, mutta suunnittelun avulla tositilanteessa toimiminen on kuitenkin jouhevampaa.

Blogin seuraavaan osaan pääset tästä »

Lue myös blogin edellinen osa Mistä kriisit syntyvät?

Haluatko tietää lisää? Soita meille – täältä löydät yhteystietomme.