Luokattoman suunnittelun kolme keskeistä ongelmaa
"Everyone has a plan 'till they get punched in the mouth."
Näin totesi eräs aikakautemme ajattelijoista, Mike Tyson. Pääsääntöisesti kuitenkin myös nyrkkeilyssä pätee, että suunnitelmassa pitäytyminen on lopputuloksen kannalta parempi idea, kuin jatkuva tilanteessa elely.
Mielestäni suunnitelmat ansaitsevat yrityskentässä parempaa. On kohtuutonta ja törkeää, miten usein suunnitelmia pahoinpidellään silkasta välinpitämättömyydestä ja laiskuudesta.
Tunnistan kolme asiaa, joiden väitän yritysmaailmassa toteutuvan kroonisesti:
- Väitän, että kovin harva on jaksanut selvittää itselleen suunnitelman teon perusteet.
- Väitän, että suunnitelmia muodostetaan yksinkertaisesti väärin, ja että siitä maksetaan törkeää hintaa.
- Väitän, että vain harva on koskaan saanut ottaa osaa laadukkaaseen suunnitelmaprosessiin.
Mikä sitten on suunnitelman tekemisen peruste? Miksi suunnitelma olisi hyvä laatia ja mitä lopputulosta tämän tulisi palvella? Miksi yritykset pahoinpitelevät aikakapasiteettiaan toistuvasti? Ja ennen kaikkea: miksi niin harva on päässyt osaksi laadukasta suunnitteluprosessia? Tässä kolme syytä.
1. Suunnitelma ei ohjaa kohti kaikille selkeää lopputulosta
Suunnitelman ensimmäinen ja ainoa tehtävä on ohjata toimintaa kohti tavoitetta.
Eli määrittää äärimmäisellä selkeydellä, mihin suunnitelluilla tempuilla tähdätään – yksinkertaisesti, yhteismitallisesti ja esteettömästi. Sen tehtävä on toimia ohjenuorana eli prioriteetti- ja toimintaketjulistauksena.
Tunnistat laadukkaan suunnitelman siitä, että sama suunnitelma on arkisessa käytössä kaikilla asianosaisilla. En tarkoita, että pläni löytyy kaikkien koneilta, vaan pikemminkin se on aktiivisesti esillä ja työstössä. Tunnistat laadun myös siitä, että asianosaiset ovat itse ladanneet omaa kapasiteettiaan suunnitelman laadintaan.
Kevyenä happotestinä voit vaikkapa auditoida porukkasi kysymällä suunnitelman tavoitteista ja keskeisimmistä toimenpiteistä. Mikäli haluat vielä kiusata lisää, voit tiedustella toimepiteiden näkymistä omassa ja kaverin kalenterissa.
2. Heikosta suorituksesta maksetaan tuntien lisäksi myös tunnehintaa
Heikon suunnitteluprosessin hinta maksetaan tunneissa, ylenkatseissa, karvaissa kommenteissa ja katkeruudentunteessa. Tunnit jotka käytetään luokattomaan suunnitteluun ovat iäksi hukattuja.
Ihan kuin tämä ei olisi jo tarpeeksi, tämän lisäksi arvonalentumaa maksetaan pitkään vielä käytettyjen tuntien jälkeenkin katkeruutena turhan työn tuotannosta. “Johan minä tämän kertaalleen suunnitelmaan kirjoitin”, “Voisitko ihan aikuisten oikeasti lukea sen dokumentin, jonka lähetin?”.
Kun tunteja ja tunnehintaa on maksatettu tarpeettomasti liikaa, raja on lähellä. Sitä jättää mielummin tekemättä ja on vain tekevinään. Todellinen hinta maksetaan näin myös syntyvässä välinpitämättömyydessä.
Ja kaikki vain johtuen suunnitteluosaamisen puutteesta.
3. Toiminta ei keskity kohti yhteistä painepistettä
Suunnitelma muodostetaan yhteisen näkemyksen kirkastamiseksi ja arjen työkaluksi. Siis siitä yksinkertaisesta syystä, että joukot tietävät mitä tehdään, miten tehdään ja ennen kaikkea miksi tehdään. Suunnitelma on hyödytön torso, jos siitä ei ole muodostettavissa arjen ohjausta yksilön ja yhteisön hyödyksi.
Yksinkertainen syy on siinä, että yhdensuuntaisesti kohdistetut resurssit painuvat vastuksestaan läpi aina paremmin, kuin jakautetut. Paine kasvaa, kun sama voima keskitetään pienemmälle alueelle. Tämä on todettavissa vaikkapa vertailemalla injektioneulan ja lyijykynän läpäisykykyä iholla.
Mikä avuksi?
Mikäli suunnitelman laadinta ei ole niin kovin tuttua, suosittelen hyödyntämään asiassa asiantuntijaa. Laadukkaassa suunnitteluprosessissa kyse ei ole pelkästä dokumentointityöstä, vaan pikemminkin siitä, mitä ja millä porukalla tapahtuu ennen dokumentaatiota – ja ennen kaikkea, mitä tapahtuu dokumentaation jälkeen päivittäisessä arjessa.
Astronautti nimeltä Alan Bean on vapaasti käännettynä todennut, että pilotin tehtävä on seurata instrumenttinsa mittareita, eikä totella sykkeennousuaan.
Kun suunnitelma on tehty, on työsi välttää kohinaa ja keskittyä toteuttamaan suunniteltua. Ei siis uskoa tunteita, empiä ja säätää.
