Sisäinen viestintä = TÄRKEÄÄ!

Tietopankki

Kiireen ja hektisen työrytmin keskellä sisäinen viestintä jää usein liian vähäiselle huomiolle. Jos viestintään yrityksessä panostetaan, on se lähes aina ulkoista viestintää; sidosryhmille tai asiakkaille tiedotteiden, somen ja nettisivujen ajankohtaista-palstan kautta tapahtuvaa viestintää. Omalle henkilökunnalle viestiminen tai henkilökunnan keskenään viestiminen jää paitsioon.

Ihmettelen kuitenkin, että miksi?

Mitä on sisäinen viestintä?

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea organisaation sisällä tapahtuvaa viestintää. Yksinkertaisimmillaan se voi olla päivittäisten, työtehtäviin liittyvien tietojen viestimistä. Sisäisen viestinnän piiriin kuuluu myös yrityksen taloudellisesta tilanteesta, työehdoista, muutoksista tai yrityksen arvojen viestiminen henkilökunnalle.

Sisäinen viestintä vaikuttaa nopealla vilkaisulla asialta, johon ei kannata tuhlata kovin paljoa voimavaroja saati rahaa – niille kun on parempaakin käyttöä. Sisäisen viestinnän epäonnistuminen näkyy kuitenkin selvästi sekä yrityksen toiminnassa että henkilöstön ilmapiirissä. Myös tehokkuus ja henkilökunnan sitoutuminen voi kärsiä huonon sisäisen viestinnän takia.

Huono sisäinen viestintä johtaa ongelmiin

Mikäli yrityksen perusasioistakaan ei viestitä riittävästi henkilökunnalle, voi se pahimmillaan tarkoittaa sitä, että työntekijät eivät tiedä missä he ovat töissä. Kuulostaa oudolta, mutta on monissa firmoissa täyttä realismia. Työntekijöille epäselvää voi olla yrityksen missio, arvot tai ylipäätään toiminta-ajatus. Yrityksen perusperiaatteiden perehdyttäminen ratkeaa helposti hyvällä perehdytyksellä heti työsuhteen alussa. Lopun sisäisen viestinnän rakentaminen onkin sitten haastavampaa.

Erityisen tärkeää sisäinen viestintä on muutostilanteissa; organisaatiorakenteen muuttuessa, toimitilojen vaihtuessa tai vaikkapa toimintatapoja muutettaessa. Mikäli työntekijöillä ei ole riittävästi informaatiota muutoksesta, eivät he myöskään osaa sopeutua muutokseen. Monessa yrityksessä haastavana koettu muutosvastarinta syntyykin monesti nimenomaan huonon sisäisen viestinnän vuoksi.

Sisäisen viestinnän puute voi asettaa yrityksen myös noloon tilanteeseen, jos uuden tuotteen lanseerauksesta on viestitty ulkoisesti vaikkapa mainoksella tai tiedotteella, mutta henkilökunnan informoiminen on unohdettu. Tällöin myyjä on melkoisissa vaikeuksissa asiakkaan tiedustellessa häneltä uudesta tuotteesta – josta myyjä ei ole eläessään kuullutkaan!

Isommista asioista viestittäessä vastuu on yleensä yrityksen johdolla. Mikäli johdolta puuttuu sitoutuneisuus asioiden viestimiseen, tieto ei siirry eteenpäin. Ei riitä, että johto on tietoinen tulevista muutoksista; tieto pitäisi saada jalkautettua kentälle. Mikäli johto ei viesti asioista työntekijöilleen aktiivisesti, tuntuu työntekijöistä siltä, ettei heitä arvosteta eikä heistä välitetä.

Vaikka useimmiten syytetään lähettäjää, välillä syy huonoon sisäiseen viestintään voi olla myös vastaanottajan päässä. Jos henkilöstö ei ole sitoutunut yritykseen ja siellä tapahtuvat asiat eivät kiinnosta, voivat viestit jäädä lukematta. Välillä lukemattomuuden syynä voi olla myös viestien hukkuminen muuhun sähköpostimassaan tai kiire töissä; yleinen ”Luen tämän sitten kun ehdin” -asenne.

Tiedonvälitys voi olla haasteellista

Pahimmillaan huono sisäinen viestintä johtaa siihen, että tieto ei yksinkertaisesti kulje eteenpäin – tai se on vähintäänkin hankalasti saatavilla. Virallinen viestintä laiminlyödään ja vaikkapa muutoksiin liittyvä tieto liikkuu eteenpäin ainoastaan huhuina. Tarvittava tieto pitää itse etsiä kyselemällä, usein monen mutkan takaa.

Huono tiedonvälitys heijastuu usein myös konkreettisesti työtehtäviin. Työtehtäviä laiminlyödään siitä yksinkertaisesta syystä, että tieto ei ole välittynyt perille. Tai vastaavasti sama työtehtävä tehdään suotta moneen kertaan, kun ei ole tietoa, että joku muu onkin ottanut tehtävän vastuulleen.

Tietyillä työyhteisöillä myös sisäisen viestinnän järjestäminen voi luoda haasteita. Jos työntekijöitä on töissä useassa työpisteessä tai vaikkapa etätyössä, voi kommunikointi olla haasteellista. Jos kyseessä vielä sattuu olemaan ala, jossa työntekijöillä ei ole käytössään Internetiä, kuten vaikkapa rakennusalalla, on viestiminen koko henkilökunnalle vaikeaa.

Sen lisäksi, että sisäisen viestinnän avulla välitetään eteenpäin yrityksen toiminnan kannalta oleellisia tietoja, on toimivalla sisäisellä viestinnällä vaikutusta myös työilmapiiriin, henkilöstön viihtyvyyteen, tehokkuuteen ja sitoutumiseen. Siksi se on ehdottomasti panostamisen arvoinen asia!

Jos yrityksessä sisäistä viestintää ei ole vielä koskaan pohdittu, nyt on erinomainen aika siihen!

Sisäinen viestintä kuntoon!

Mikäli tämä bloggaus on saanut sinut vakuuttuneeksi sisäisen viestinnän tärkeydestä, suosittelen laittamaan sen kuntoon heti tänään – ei vasta huomenna!

Tässä muutamia tärppejä, joita noudattamalla sisäinen viestintä saadaan toimimaan vähintäänkin nykyistä paremmin.

1) Sisäisen viestinnän kanavat

Ota käyttöön selkeät kanavat, järjestelmät ja toimintamallit, miten yrityksen sisällä viestitään. Tapahtuuko viestintä eri tilanteissa sähköpostilla, intrassa, palaverissa vai jotenkin muuten? Miten tavoitetaan kohderyhmä parhaiten? Missä tilanteissa toimii kasvokkaisviestintä, missä tilanteissa sähköpostiviesti?

2) Viestittävät asiat ja vastuut

Mistä kaikista asioista johdon tulee informoida henkilökuntaa ja millä aikataululla? Miten viestintä tapahtuu ja kuka siitä on vastuussa? Milloin työntekijöiden tulee viestiä esimerkiksi työtehtäviin liittyvistä asioista keskenään ja miten viestintä tuolloin tapahtuu?

3) Selkeys

Jotta viesti tulee a) luetuksi ja b) ymmärretyksi, pitää sen olla mahdollisimman selkeässä ja lyhyessä muodossa. Tiivistä asia mahdollisimman hyvin ja kerro oleellisin. Muotoile viesti selkeään ja informatiiviseen muotoon, jotta kaikki vastaanottajat varmasti ymmärtävät, mistä on kyse. Jos lähetät tiedon sähköpostilla, kiinnitä huomiota myös otsikon muotoiluun, jotta tärkein asia tulisi esille jo pelkästään otsikon lukemalla.

4) Avoimuus ja ripeys

Jotta huhumyllyä ei ehtisi työyhteisössä syntyä, tulisi kaikista asioista viestiä avoimesti, rehellisesti ja mahdollisimman ripeästi. Viestinnän tulisi olla myös tasa-arvoista, eli kaikille asiaan liittyville henkilöille viestitään samanaikaisesti.

5) Sisäisen viestinnän suunnitelma

Jotta saat yllä olevat asiat toimimaan, uhraa niiden suunnittelulle ja pohtimiselle aikaa. Tee yrityksellesi edes jonkinlainen sisäisen viestinnän suunnitelma tai anna se vaikkapa Fulmoren tehtäväksi. Määrittele suunnitelmassa mistä viestitään, miten viestitään ja kuka viestii. Suunnitelma tulee sitouttaa koko yrityksen käyttöön ja sen toimivuus tulee tarkistaa säännöllisin ajoin tai mitata sitä erilaisilla mittareilla.

Fulmore tarjoaa apua myös sinun yrityksesi sisäisen viestinnän organisointiin. Ota yhteyttä ja keskustellaan tarpeistasi!